Allgemeine Datenschutzinformationen

Begriffsbestimmungen

In diesem Abschnitt erklären wir zentrale Begriffe, die in dieser Richtlinie verwendet werden, um Missverständnisse zu vermeiden und Transparenz über unsere Prozesse zur Dokumentation und Verifizierung von Immobilienvermögen zu schaffen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören Name, Kontaktangaben, Eigentumsnachweise, Identifikationsdokumente und alle Informationen, die direkt oder indirekt einer Person zugeordnet werden können.

Verarbeitung umfasst jede Operation oder Reihe von Operationen mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, Erfassen, Organisieren, Speichern, Analysieren, Übermitteln, Verknüpfen, Sperren und Löschen. Bei AssetNlab führt die Verarbeitung zur Prüfung der Besitzverhältnisse, zur Identitätsprüfung und zur Erbringung unserer Verifizierungsleistungen.

Als Nutzer bezeichnen wir natürliche Personen, die unsere Dienstleistungen zur Dokumentation oder Verifizierung von Immobilienvermögen nutzen oder über die solche Dienstleistungen erbracht werden, einschließlich Eigentümer, Vertreter und berechtigte Dritte.

Der Begriff Service bezieht sich auf die von AssetNlab bereitgestellten Leistungen zur Sammlung, Prüfung und Validierung von Eigentums- und Asset-Dokumenten sowie unterstützende digitale Werkzeuge zur sicheren Übermittlung und Speicherung dieser Informationen.

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch einer Website auf Ihrem Gerät gespeichert werden können, um Funktionen bereitzustellen, Einstellungen zu speichern oder Nutzungsdaten zu sammeln. Wir verwenden Cookies, um die Nutzererfahrung zu verbessern und die Sicherheit unserer Dienste zu erhöhen.

Direkt vom Nutzer bereitgestellte Daten

Die folgenden Angaben werden von Ihnen oder Ihrem bevollmächtigten Vertreter typischerweise zur Durchführung einer Verifizierung eingereicht. Wir sammeln nur Informationen, die für die jeweilige Prüfung erforderlich sind.

• Persönliche Identifikationsdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Ausweisdokumente (z. B. Reisepass oder Identitätskarte) zur Identitätsprüfung.
• Kontaktinformationen: E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postanschrift zur Kommunikation über den Verifizierungsprozess und Zustellung von Dokumenten.
• Immobilien- und Vermögensdokumente: Eigentumsurkunden, Grundbuchauszüge, Kaufverträge, Hypotheken- oder Belastungsnachweise zur Prüfung der Besitzverhältnisse.
• Vertretungsnachweise: Vollmachten, Geschaeftüge oder Dokumente von Rechtsvertretern, falls im Auftrag gehandelt wird.
• Verwaltung Basisinformationen: In begrenztem Umfang Angaben, die für die Legitimationsprüfung relevant sind, z. B. Zahlungsbelege im Zusammenhang mit Transaktionen.
• Kommunikationsinhalte: Nachrichten, Uploads und Anhänge, die Sie im Rahmen der Dienstleistung einreichen, inklusive Kommentare und ergänzende Hinweise.

Daten von Dritten

In einigen Fällen erhalten wir Informationen von Dritten, um Verifizierungen vollständig und zuverlässig durchführen zu können. Wir arbeiten nur mit vertrauenswürdigen Partnern und stellen sicher, dass die Weitergabe datenschutzkonform erfolgt.

• Behördliche Auszüge und Grundbuchdaten von zuständigen Registern zur Überprüfung von Eigentumsverhältnissen.
• Dienstleister für Identitäts- und Betrugsprüfung, etwa zur Validierung von Ausweisdokumenten und zur Risikoabschätzung.
• Cloud- und Infrastrukturprovider, die Speicherung, Backup und sichere Datenübertragung unterstützen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir stützen die Datenverarbeitung auf gesetzliche oder vertragliche Grundlagen sowie auf berechtigte Interessen, sofern dies im jeweiligen Fall zulässig ist.

• Erfüllung eines Vertrages: Verarbeitung zur Erbringung der angeforderten Verifizierungsleistungen und Kommunikation dazu.
• Rechtliche Verpflichtung: Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Meldepflichten.
• Berechtigte Interessen: Verarbeitung zur Sicherstellung von IT-Sicherheit, Betrugsprävention und zur Durchsetzung unserer Vertragsbedingungen, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.
• Einwilligung: Wenn Sie uns ausdrücklich eine Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Daten im Rahmen dieser Erlaubnis und informieren Sie über Widerrufsmöglichkeiten.

Weitergabe von Daten

Zur Erfüllung unserer Dienstleistungen geben wir personenbezogene Daten nur dann weiter, wenn dies zur Dienstleistungserbringung erforderlich ist oder eine rechtliche Grundlage vorliegt. Wir achten darauf, dass Dritte geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen.

• Cloud-Anbieter und IT-Dienstleister, die Speicherung, Backup und sichere Datenübertragung gewährleisten.
• Identitätsprüfungs- und Betrugspräventionsdienste, die für die Validierung von Ausweisdokumenten eingesetzt werden.
• Rechtsberater und Wirtschaftsprüfer, sofern dies zur Rechtsverfolgung oder Erfüllung regulatorischer Pflichten erforderlich ist.
• Behörden und Gerichte, wenn gesetzliche Melde- oder Offenlegungspflichten bestehen.
• Zahlungsdienstleister im Fall von Abrechnungen und Rechnungsstellung.
• Externe Gutachter oder Notare, wenn deren Einschaltung für die Verifizierung von Dokumenten notwendig ist.

Speicherfristen und Aufbewahrung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorschreiben.

Konto- und Vertragsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert, typischerweise bis zu zehn Jahre für buchhalterische und steuerliche Zwecke.

Kommunikationsverläufe, Uploads und Prüfdokumente werden während aktiver Verifizierungsfälle und für einen angemessenen Zeitraum danach archiviert, um Nachfragen, Rechtsstreitigkeiten oder regulatorische Prüfungen zu ermöglichen.

Sicherheits- und Zugriffprotokolle werden zur Aufklärung von Vorfällen und zur Sicherstellung des Betriebs für begrenzte Zeiträume aufbewahrt, danach gelöscht oder anonymisiert.

Sobald Daten für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, löschen oder anonymisieren wir die Informationen sicher. Sie können jederzeit Auskunft erbitten und gegebenenfalls Einschränkungen oder Löschung beantragen.

Rechte der betroffenen Personen

Sie können Ihre Rechte als betroffene Person jederzeit geltend machen. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns über die unten angegebenen Kontaktdaten. Wir prüfen Anfragen zügig und antworten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

• Auskunft: Fordern Sie eine Übersicht der verarbeiteten Daten und der Verarbeitungszwecke an.
• Berichtigung: Bitten Sie um Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung: Beantragen Sie die Löschung personenbezogener Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Einschränkung der Verarbeitung: Fordern Sie die Einschränkung, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
• Widerspruch: Legen Sie Widerspruch gegen Verarbeitungen ein, die auf berechtigtem Interesse beruhen, sofern Ihre Interessen überwiegen.
• Datenübertragbarkeit: Fordern Sie die Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen Format.
• Widerruf der Einwilligung: Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen; dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten rechtswidrig ist.

Marketing und Kommunikation

AssetNlab nutzt Ihre Kontaktdaten nur für relevante Informationen zu unseren Services, Aktualisierungen und für Hinweise auf neue Angebote, sofern Sie dem zugestimmt haben. Marketing-E-Mails enthalten klare Hinweise zur Abmeldung. Sensible Daten werden nicht für Direktmarketing verwendet.

Sie können sich jederzeit von Marketing-E-Mails abmelden, indem Sie den Abmeldelink in jeder Nachricht anklicken oder uns über das Kontaktformular auf AssetNlab.link benachrichtigen. Nach Abmeldung werden keine weiteren werblichen Mitteilungen gesendet, außer solchen, die für die Vertragsabwicklung erforderlich sind.

Links zu Drittanbietern

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